Was ist eine E-Rechnung? ZUGFeRD, XRechnung und die Pflicht 2027/2028 einfach erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die so erzeugt, übermittelt und empfangen wird, dass sie ohne Medienbruch automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Eine reine PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr im rechtlichen Sinn — sie zählt als „sonstige Rechnung" und ist nur noch in Übergangsfristen erlaubt.

Im Folgenden klären wir, was die E-Rechnung gesetzlich ist, welche Formate in Deutschland gelten, ab wann welche Pflicht greift — und was für Selbstständige und kleine Teams konkret jetzt zu tun ist.

Definition: Was eine E-Rechnung gesetzlich ist

Die rechtliche Grundlage steckt im Wachstumschancengesetz und in der EU-Richtlinie 2014/55/EU, technisch umgesetzt durch die Norm EN 16931. Diese Norm legt ein semantisches Datenmodell fest, das alle Pflichtangaben einer Rechnung in strukturierter, maschinenlesbarer Form enthält: Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuerbeträge, USt-IdNr. und so weiter.

Entscheidend ist das Wort „strukturiert". Eine PDF, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird, enthält Text, der für das menschliche Auge sichtbar ist — aber nicht in einem Format, das eine Buchhaltungssoftware ohne OCR oder Tipparbeit übernehmen kann. Sie bricht den maschinellen Verarbeitungspfad und gilt deshalb nicht als E-Rechnung. Echte E-Rechnungen — ZUGFeRD und XRechnung — sind XML-basiert und können von Software direkt importiert werden.

Bestimmte Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Die zwei deutschen Formate: ZUGFeRD und XRechnung

Deutschland setzt zwei EN-16931-konforme Formate ein. Beide sind XML-basiert; sie unterscheiden sich darin, ob daneben eine menschenlesbare Ansicht existiert.

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML	Reines XML (CII oder UBL)
Lesbarkeit	Direkt im PDF-Reader lesbar	Nur mit Viewer oder Tool lesbar
Hauptanwendung	B2B (Rechnungen an Unternehmen)	B2G (Rechnungen an Behörden)
Profile / Versionen	2.x — MINIMUM, BASIC, COMFORT, EXTENDED	Aktuell 3.x, basierend auf EN 16931
Leitweg-ID nötig?	Nein	Ja, bei Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen

ZUGFeRD ist die hybride Lösung: Der Empfänger sieht beim Öffnen eine normale PDF-Rechnung, während die strukturierten Daten unsichtbar im Hintergrund eingebettet sind. Das macht ZUGFeRD im B2B-Verkehr alltagstauglich — auch wer manuell prüfen möchte, kann es weiterhin tun.

XRechnung ist der reine XML-Standard, der von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt wird. Sie ist Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder, Kommunen, Hochschulen, Krankenhäuser. Die zugehörige Leitweg-ID dient dabei der automatischen Weiterleitung im Empfänger-Portal.

Beide Formate erfüllen die Pflichtangaben nach § 14 UStG und sind GoBD-konform, sofern die Originaldatei unverändert archiviert wird.

Wer ab wann betroffen ist

Die Pflichten kommen gestaffelt — und die wichtigste gilt bereits.

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Jedes deutsche B2B-Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ohne Ausnahmen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen. In der Praxis heißt das: eine E-Mail-Adresse für eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien plus eine Möglichkeit, diese GoBD-konform zu archivieren.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz erwirtschaftet hat, muss ab 2027 ausgehende Rechnungen im E-Rechnungs-Format ausstellen.

Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Unternehmen Die universelle Frist. Danach ist im B2B-Verkehr keine reine PDF mehr zulässig.

Für Rechnungen an Behörden (B2G) gilt die E-Rechnungspflicht ohnehin schon seit 2020 — ab einem Auftragswert von 1.000 € netto, mit Leitweg-ID, im XRechnung-Format. Eine detaillierte FAQ zur Pflicht finden Sie auf einer eigenen Seite.

Was eine PDF noch leisten darf — und ab wann nicht mehr

In den Übergangsfristen bis Ende 2026 (für alle) beziehungsweise Ende 2027 (für Unternehmen unter 800.000 € Umsatz) sind „sonstige Rechnungen" — also PDFs oder Papierrechnungen — weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann formlos erfolgen und gilt häufig stillschweigend, wenn der Empfänger nicht widerspricht.

Ab 1. Januar 2028 endet diese Toleranz im B2B-Verkehr. Eine reine PDF ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das wirtschaftlich teuerste Risiko ist dabei nicht ein theoretisches Bußgeld, sondern dass dem Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug versagt wird, bis eine korrigierte E-Rechnung vorliegt — was Liquidität und Kundenbeziehung gleichermaßen belastet.

Ausnahmen bleiben: B2C-Rechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto dürfen weiterhin als PDF oder Papier laufen.

Schnellcheck: Bin ich vorbereitet?

Drei Fragen reichen, um Ihren Status einzuschätzen:

Können Sie eingehende E-Rechnungen empfangen und archivieren? Wenn nicht: Diese Pflicht gilt bereits seit Januar 2025. Nachholbedarf — heute.
Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Wenn ja: Ab 1. Januar 2027 müssen Sie ausstellen. Wenn nein: Ab 1. Januar 2028.
Ist Ihr Archiv GoBD-konform? Das heißt: unveränderlich, vollständig, nachvollziehbar — über zehn Jahre. Wer heute PDF-Rechnungen einfach im Ordner ablegt, erfüllt diese Anforderungen nicht.

Zwei „Nein"-Antworten oder mehr? Ein erster Praxistest mit unserem kostenlosen Generator zeigt in unter zwei Minuten, wie eine valide ZUGFeRD-Rechnung konkret aussieht.

Erste Schritte

Drei Wege führen heute zur konformen E-Rechnung:

Der kostenlose Generator. Für einzelne Rechnungen oder zum Ausprobieren: Tragen Sie Ihre Daten ein, laden Sie eine valide ZUGFeRD-PDF herunter. Ohne Anmeldung, ohne Speicherung. Geeignet, wenn Sie nur sporadisch Rechnungen stellen oder Ihre Software-Auswahl noch testen.

E-Rechnung-Software. Für regelmäßigen Bedarf — Adressbuch, GoBD-Archiv, DATEV-Export, wiederkehrende Workflows. Monego Starter deckt das ab 89 € pro Jahr ab, ohne dass Sie eine vollständige Buchhaltungssoftware brauchen.

Eigenbau. Möglich, aber aufwendig: ZUGFeRD-XML korrekt erzeugen, PDF/A-3 einbetten, gegen Mustang oder die KoSIT-Validatoren prüfen, Archiv-Lösung selbst betreiben. Rechnet sich in den meisten Fällen erst bei sehr großen Volumen.

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Teams ist die Reihenfolge klar: einmal mit dem Generator testen, ob das Format zum eigenen Workflow passt, dann auf eine Software wechseln, sobald regelmäßig Rechnungen rausgehen. Die Zeit dafür ist jetzt — die nächste Frist ist näher, als sie wirkt.